Firmenumzüge richtig organisieren: So gelingt es!

Wenn das Unternehmen wächst, steht früher oder später der Wechsel in neue Räumlichkeiten an. Wann sich eine Standortverlagerung lohnt, ist individuell vom Unternehmen abhängig. Damit alles möglichst schnell und unkompliziert klappt, ist eine minutiöse Planung extrem wichtig, denn ein gewerblicher Umzug unterscheidet sich erheblich von einem Umzug in eine neue Wohnung. Davon profitieren die Mitarbeiter und die Firma. 

Die Planung des Firmenumzugs – diese Punkte müssen beachtet werden

Firma ist nicht gleich Firma. Natürlich unterscheidet man beim Vorgehen zwischen klassischen Gewerbebetrieben und solchen Firmen, die nur Büroangestellte haben – die zweite Möglichkeit klappt in der Regel noch unkomplizierter.

Wenn das ganze Büro umziehen soll, werden als erstes die Mitarbeiter instruiert. Müssen diese vor und nach dem Umzug etwas beachten? Teilen Sie es den Betroffenen so früh wie möglich mit, damit jeder weiß, was zu tun ist. Anschließend erstellen Sie einen neuen Raumplan mitsamt konkreter Sitzanweisungen. Müssen sich die Mitarbeiter im neuen Büro erst einen Platz suchen, führt das nur zu unnötigem Chaos oder sogar zu Streitigkeiten.

Geht es um den Gewerbeumzug, ist es wichtig, dass das Inventar genau katalogisiert wird. Das dient zum einen dem besseren Überblick und zum anderen kann man die Dokumente dem Umzugsunternehmen vorlegen, damit dieses den Aufwand und den Preis genauer einschätzen kann. Handelt es sich um aufwändige Umbauten in den neuen Räumen, beginnen Sie damit am besten mindestens drei Monate vor dem Umzugstermin.

Achten Sie sowohl beim Umzug mit einem Büro als auch beim gewerblichen Umzug darauf, dass alle sensiblen Date ständig gut geschützt werden. Die Verordnungen zum Datenschutz ruhen auch während eines Umzugs nicht. Die sensiblen Daten, welche Ihre Firma betreffen, sollten Sie nicht einer Umzugsfirma überlassen, sondern sich selbst oder einen vertrauenswürdigen Vertreter damit betrauen.

Der Zeitplan für die Umsetzung des Firmenumzugs

 

Ein halbes Jahr vor dem Umzug erstellen Sie das Konzept für die neuen Räumlichkeiten. Wenn Sie gerne möchten, dass am Ende alle zufrieden sind, lassen Sie Ihre Mitarbeiter an diesem Punkt teilhaben. Beauftragen Sie für den Firmenumzug außerdem das Umzugsunternehmen so früh wie möglich – sonst könnte es ausgebucht oder weniger flexibel sein. Sofern Spezialtransporte benötigt werden, buchen Sie diese ebenfalls ein halbes Jahr im Voraus.

Ein Vierteljahr vor dem Umzug inventarisieren Sie alle Dinge, die zur Firma bzw. zum umziehenden Team gehören. Außerdem ändern Sie die Adresse und setzen alle Anbieter, Vertragspartner, Kunden und Mitarbeiter über den neuen Standort in Kenntnis.

Rund einen Monat vor dem finalen Umzug prüfen Sie sämtliche Zugänge. Kommen die Helfer von der Umzugsfirma ohne Probleme durch schmale Gänge, durch alle Türen und in alle Räume? Oder braucht man eventuell einen speziellen Lift für Schwerlasten oder muss beispielsweise Türen vorübergehend aus der Angel heben?

Achten Sie außerdem darauf, dass bereits genügend Material zum sicheren Verpacken der Computer, anderer technischer Geräte, der Möbel und von allem anderen vorhanden ist. Mitunter handelt es sich um Dinge, die bei einer Neuanschaffung sehr teuer werden würden. Sofern Sie ein Inventar erstellt haben, etikettieren Sie und Ihre Mitarbeiter jetzt alles gewissenhaft.

Eine Woche vor dem Umzug werden die Plätze so hergerichtet, geräumt und verlassen, dass die Umzugsfirma später einen möglichst geringen Aufwand hat. Sammeln Sie alle Schlüssel ein und instruieren Ihre Mitarbeiter ein letztes Mal.

Einen Tag vor dem Umzug zeigen Sie Präsenz. Falls es Fragen vonseiten der Mitarbeiter oder durch die Umzugsfirma gibt, sollten Sie diese sofort beantworten. Handelt es sich um wichtige Informationen, werden sie sogar schriftlich dokumentiert.

So viel kostet der Firmenumzug

Die Kosten für den Umzug mit der ganzen Firma richten sich im Wesentlichen an zwei Dingen aus: an der Größe der Firma und daran, wie gut oder schlecht man die Räumlichkeiten erreicht. Kommen Spezialtransporte hinzu, weil sehr schwere Maschinen mit umziehen müssen, wird das Ganze ebenfalls teurer.

Lassen Sie sich einen Kostenvoranschlag von verschiedenen Unternehmen anfertigen, um ganz sicherzugehen, dass es sich um ein faires Angebot handelt.

Geht es zum Beispiel um eine Fläche von rund 100 Quadratmetern und um eine Entfernung von 100 Kilometern, müssen Sie mindestens mit Kosten zwischen 1500 und 2000 Euro rechnen. Je mehr Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter erledigen und je besser der Umzug vorbereitet wird, desto geringer der Preis.

Manche Unternehmen bieten Hilfe beim Einpacken, bei den Reparaturen im alten Gebäude oder generell bei der Renovierung an. Diese Kosten kommen dazu.

So finden Sie das richtige Unternehmen für den Umzug

Recherchieren Sie vorher genau im Netz, welche Firmen gut bewertet sind und warum. Gewinnen Sie den Eindruck, es handelt sich um echte, authentische Bewertungen, – vielleicht sogar mit Nennung des Firmennamens – sollten Sie sich um einen Termin für die Besichtigung und einen Kostenvoranschlag bemühen. Belassen Sie es am beste nicht bei einem Anbieter, sondern lassen Sie sich vom drei bis vier Unternehmen beraten. Am Ende bekommt derjenige den Zuschlag, der den günstigen Preis, die beste Leistung und die besten Bewertungen im Netz aufweist.

Das ist nach einem Umzug wichtig

Direkt nach dem Umzug prüfen Sie das Inventar, die Geräte und alle Möbel. Fallen Ihnen neu entstandene Schäden auf, werden diese sofort in Bild und Schrift dokumentiert.

Sie übergeben die alten Räumlichkeiten an den Eigentümer oder einen Nachmieter. Sofern nötig, lassen Sie davor die groben Vorbereitungen sowie kleine Reparaturen von der Umzugsfirma oder einem Drittanbieter erledigen.

Aktualisieren Sie alle Websites, damit jeder weiß: Diese Firma hat ab sofort einen neuen Sitz. Sind Sie auch damit fertig, können Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammen den erfolgreichen Umzug feiern. Das schweißt zusammen und Sie haben es sich verdient.

Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen

Wenn Sie sich an die oben genannten Hinweise und Tipps halten, wird der Umzug ein Kinderspiel. Die Zeit für die Suche nach professionellen Helfern und die Vor- sowie Nachbereitung ist gut investiert!